Datenschutzerklärung
Das Vertrauen deiner Community zählt. Diese Richtlinie erklärt, wie Catcord personenbezogene Daten gemäß der DSGVO verarbeitet.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Marcel Heß, handelnd als Catcord (Einzelunternehmen)
c/o Adressgeber #1793
An der Alten Ziegelei 38
48157 Münster
Deutschland
E-Mail: support@catcord.app
2. Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Discord-Kontokennungen (Discord-Nutzer- und Server-IDs), Server-Konfigurationsdaten, Übersetzungsinhalte, Nutzungsmetriken, Abrechnungsprofile und Zahlungsbestätigungen, um KI-gestützte Übersetzungen bereitzustellen, Abonnements zu verwalten und Support zu leisten.
Betriebliche Direktnachrichten werden nur an den Discord-Serverinhaber und benannte Catcord-Administratoren gesendet. Diese Hinweise umfassen Onboarding-Anleitungen, Kontingentnutzung, Vorfall-Updates und Änderungen der Premium-Abrechnung, damit Verantwortliche rechtzeitig handeln können.
3. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen wie Servicesicherheit, Missbrauchsprävention und Serviceverbesserung). Falls optionale Analyse-Cookies eingeführt werden, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
4. Speicherdauer
Abonnement-, Rechnungs- und Zahlungsunterlagen werden bis zu zehn Jahre gespeichert, um deutschen Steuerpflichten zu entsprechen. Übersetzungsinhalte werden in Echtzeit verarbeitet und nach der Zustellung nicht gespeichert.
Discord-Konto- und Serverkennungen werden für die Dauer deines aktiven Abonnements oder Wortpakets gespeichert und innerhalb von 30 Tagen nach Kündigung gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Support-Kommunikation wird bis zu zwei Jahre nach der letzten Interaktion aufbewahrt.
| Datentyp | Zweck | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsdauer | Löschungs-/Pseudonymisierungsregel |
|---|---|---|---|---|
| Nutzungs-Ereignisse (`usage_events`) | Quota-Berechnungen, Missbrauchserkennung, Betriebsanalysen | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | 180 Tage | Vollständige Löschung, wenn der Ereignis-Zeitstempel älter als die Frist ist. |
| Benachrichtigungs-Ereignisse (`notification_events`, ohne Chat-Text) | Cooldown-Durchsetzung und Vermeidung doppelter Benachrichtigungen | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | 180 Tage | Vollständige Löschung, wenn `sent_at` älter als die Frist ist. |
| Broadcast-Benachrichtigungen (`broadcast_notifications`, enthält Nachrichtentext) | Zustellung operativer 1-zu-N-Mitteilungen und Tracking des Versand-/Ablauf-Status | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | 90 Tage (oder früher bei Ablauf) | Vollständige Löschung, wenn `created_at` die 90-Tage-Grenze überschreitet oder `expires_at <= now`. |
| Vote-Ereignisse (`vote_events`) | Vote-Berechtigung und Missbrauchsprävention | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | 180 Tage | Vollständige Löschung, wenn `created_at` älter als die Frist ist. |
| Vote-Claims (`vote_claims`) | Workflow für ausstehende Vote-zu-Guild-Zuordnungen | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | Bis zu 30 Tage oder bis zum Ablauf des Claims | Vollständige Löschung, wenn `expires_at <= now` oder `created_at` die 30-Tage-Frist überschreitet. |
| Vote-Boosts (`vote_boosts`) | Temporäre Zuweisung vote-basierter Boosts | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | Bis zu 180 Tage oder bis zum Ablauf des Boosts | Vollständige Löschung, wenn `expires_at <= now` oder `created_at` älter als die Frist ist. |
| Erinnerungs-Definitionen (`reminders`, enthält Erinnerungstext/Überschrift/Kanal-Metadaten) | Speicherung und Ausführung wiederkehrender Erinnerungsnachrichten, die von Server-Admins konfiguriert wurden | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | Bis zur Löschung durch Server-Admins, Kontolöschung oder Server-Bereinigung 30 Tage nach Freigabe | Keine feste tagbasierte Bereinigung in `run_personal_data_retention`; Entfernung über Erinnerungs-Löschaktionen, `delete_user_data` oder `purge_released_servers`, sobald `released_at` älter als die 30-Tage-Frist ist. |
| Abrechnungsdaten (`billing_records`) | Zahlungsnachweise, Buchhaltung, Betrugsermittlungen | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(c), Art. 6(1)(f) DSGVO | 365 Tage bis zur Pseudonymisierung | `discord_id` wird auf `0` gesetzt und `stripe_reference` geleert, sobald die Frist erreicht ist. |
| Nutzerprofile (`users`) | Abonnementstatus, Berechtigungen, Support-Kontext | Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(f) DSGVO | Bis zu 730 Tage bei inaktiven Konten | Löschung nur, wenn kein aktiver Plan/keine Pakete/keine Server-Beziehungen bestehen und `premium_words_reset_at`, `reminders_reset_at`, `subscription_expires_at` und `export_unlocked_at` allesamt älter als die Frist sind. |
Chat-Relay vs. gespeicherte Inhalte
- Chat-Relay-Inhalte (LangRelay): Eingehende Chat-Texte werden in Echtzeit übersetzt und weitergeleitet. Catcord speichert keine Relay-Inhalte nach dem Versand in der eigenen Datenbank; die resultierenden Nachrichten verbleiben in Discord unter Kontrolle deines Servers.
- Erinnerungs-Inhalte: Erinnerungstexte/Überschriften werden als Erinnerungs-Definitionen gespeichert, damit die geplanten Ausführungen laufen können. Sie bleiben erhalten, bis du sie löschst, eine Kontolöschung beantragst oder der freigegebene Server nach 30 Tagen bereinigt wird.
- Broadcast-Inhalte: Broadcast-Nachrichtentexte werden gespeichert, um geplante Sendungen und ihren Zustellstatus koordinieren zu können. Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht oder sofort bei Ablauf, je nachdem was zuerst eintritt.
Aufbewahrungs-FAQ (in einfacher Sprache)
- Speichert ihr jede Chat-Nachricht, die übersetzt wird?
- Nein. Catcord verarbeitet Relay-Texte zur Übersetzungs-Zustellung, speichert diese Relay-Inhalte jedoch nicht dauerhaft auf Catcord-Seite.
- Warum werden Erinnerungstexte gespeichert?
- Wir speichern Erinnerungstexte, da geplante Erinnerungen später erneut gesendet werden müssen. Du kannst Erinnerungen jederzeit bearbeiten oder löschen; andernfalls werden sie bei Kontolöschung oder Server-Bereinigung entfernt.
- Wie lange werden Broadcast-Ankündigungen aufbewahrt?
- Broadcast-Benachrichtigungen (einschließlich ihres Nachrichtentexts) werden nach 90 Tagen gelöscht, oder früher wenn ihr explizites Ablaufdatum erreicht ist.
5. Auftragsverarbeiter und Transfers
Wir nutzen folgende Auftragsverarbeiter, um Catcord bereitzustellen: Discord (Authentifizierung und Messaging), Stripe (Zahlungsabwicklung), OpenAI und DeepL (Übersetzungsinfrastruktur) sowie Hosting-Anbieter innerhalb der Europäischen Union. Wenn Übersetzungsinfrastruktur oder Zahlungsdienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder Standardvertragsklauseln.
6. Rechte der betroffenen Personen
Du kannst jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch gegen Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen verlangen. Du kannst Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Kontaktiere support@catcord.app und wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Konto-Exporte stehen im Dashboard als Self-Service bereit. Nach einer frischen Login-Bestätigung wird der Export in der Regel sofort über ein einmaliges Download-Token bereitgestellt (ca. 10 Minuten gültig). Komplexe Anfragen beantworten wir weiterhin manuell innerhalb von 30 Tagen.
7. Beschwerden
Du hast das Recht, eine Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen einzureichen.
8. Aktualisierungen
Wir überprüfen diese Richtlinie regelmäßig und aktualisieren sie, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Die aktuelle Version wurde am 23. Februar 2026 veröffentlicht.
- Version: 2026-02-26
- 2026-02-26: Trennung von Chat-Relay vs. gespeicherten Inhalten präzisiert, Aufbewahrungsdetails für Erinnerungen/Broadcasts ergänzt und jede Kategorie mit der Live-Aufbewahrungslogik in `database.py` verlinkt.
- 2026-02-25: Aufbewahrungsfristen am Live-Code (`run_personal_data_retention`) ausgerichtet und in einer Tabelle nach Datentyp veröffentlicht.
- Interne Betriebsdokumentation: /docs/DSAR_RETENTION_OVERVIEW.md